EduXplore – Uitstaller Terme en Voorwaardes, Reëlings en Reëls

EduXplore – Exhibitor Terms and Conditions, Arrangements and Rules

Afrikaans

Let asseblief daarop dat die inhoud van hierdie bepalings van tyd tot tyd gewysig of bygewerk kan word. Uitstallers is verantwoordelik om hulself van enige sodanige wysigings te vergewis.

1. Aansoekproses

Die kronologiese aansoekproses vir uitstalling by EduXplore verloop soos volg:

  • Die onderneming voltooi en dien die uitstalaansoekvorm in.
  • Die aansoek word deur die EduXplore-organiseerders oorweeg en goed- of afgekeur.
  • Indien die aansoek goedgekeur word, reik die EduXplore-organiseerders 'n faktuur aan die onderneming uit.
  • Die onderneming betaal die faktuur vir die uitstalling.

Vorige deelname aan EduXplore of enige vorige goedkeuring om uit te stal, vorm nie outomatiese goedkeuring vir toekomstige deelname nie. Elke nuwe aansoek is onderhewig aan die organiseerders se goedkeuring.

2. Finansies en Betaling

  • Die uitreiking van 'n faktuur bevestig dat die aansoek om uit te stal goedgekeur is.
  • Die volle uitstalbedrag, sowel as enige ander uitstaande bedrae, moet voor die ekspo vereffen word.
  • 'n Onderneming wat nie die volle bedrag verskuldig vir sy uitstalling en enige ander uitstaande bedrae betaal het nie, sal nie toegelaat word om uit te stal nie.
  • Enige gedeeltelike betalings wat reeds gemaak is, kan in sodanige gevalle verbeur word.

3. Kansellasies en Sluitingsdatum

  • Die sluitingsdatum vir nuwe uitstalaansoeke is drie weke voor die betrokke ekspo.
  • Kansellasies moet skriftelik ingedien word.
  • Indien 'n skriftelike kansellasie minder as drie weke voor die ekspo ontvang word, sal 'n kansellasiefooi van R500 gehef word.
  • Die uitstaller is ook aanspreeklik vir die koste van enige items, dienste of ander reëlings waarvoor die organiseerders reeds uitgawes aangegaan het.
  • Enige sodanige koste is betaalbaar bo en behalwe die kansellasiefooi.

4. Allokering van Uitstalruimtes

  • 'n Onderneming kan 'n voorkeurplasing op die aansoekvorm aandui. 'n Voorkeurplasing is egter slegs 'n versoek en geen waarborg dat die verlangde uitstalruimte beskikbaar of toegeken sal wees nie.
  • Uitstalruimtes word toegeken op 'n eerste-volledige-betaling, eerste-toegeken-basis.
  • Die organiseerders behou die reg voor om uitstalruimtes na goeddunke toe te ken of te herallokeer.
  • Elke uitstaller sal 'n spesifieke uitstalruimte ontvang wat deur die organiseerders toegeken word.

5. Ekspotye en Uitstalverpligtinge

  • Die uitstalarea open om 06:30 op die ekspodag vir uitstallers om hul uitstallings op te stel.
  • Die hekke open om 09:00 vir besoekers.
  • Uitstallers moet hul uitstalruimte gedurende die amptelike ekspotye beman en beskikbaar wees vir besoekers.
  • Uitstallers mag nie voor 15:00 begin om hul uitstallings af te slaan, te verwyder of op te pak nie.
  • Uitstallers moet hul uitstalruimte aan die einde van die ekspo netjies agterlaat en alle items en materiaal verwyder.

6. Bly binne die Uitstalruimte se Grense

Uitstallers word versoek om konsidererend teenoor mede-uitstallers op te tree en te verseker dat alle uitstalstrukture, produkte, promosiemateriaal en ander items binne die grense van die aan hulle toegekende uitstalruimte bly.

Geen uitstaller mag die aangrensende gange of 'n ander uitstaller se ruimte sonder vooraf toestemming gebruik of versper nie.

7. Verbeuring van Uitstalruimte

Uitstallers wat teen 08:30 op die ekspodag nie hul toegekende uitstalruimte beset het nie, kan geag word dat hulle hul uitstalruimte verbeur het.

In sodanige geval kan die organiseerders die uitstalruimte aan 'n ander uitstaller herallokeer. Geen terugbetaling van die uitstalfooi of enige gedeelte daarvan sal in sodanige geval verskuldig wees nie.

8. Vrywaring van Aanspreeklikheid

Deur 'n uitstallerbespreking te aanvaar en aan EduXplore deel te neem, bevestig die uitstaller dat EduXplore, sy organiseerders, werknemers, agente en kontrakteurs, sover regtens toelaatbaar, nie aanspreeklik gehou kan word vir enige persoonlike besering, afsterwe van enige persoon, of verlies van of skade aan enige eiendom van enige aard nie, ongeag die oorsaak daarvan.

Uitstallers neem deel aan EduXplore op eie risiko en is self verantwoordelik om voldoende versekering te bekom teen enige risiko's wat met hul deelname, personeel, produkte, toerusting en eiendom verband hou.

EduXplore se publieke aanspreeklikheidsversekering dek nie noodwendig enige sodanige verlies, skade, besering of risiko van 'n uitstaller nie. Dit is die uitstaller se eie verantwoordelikheid om toepaslike versekering te reël.

9. Aanvaarding van Terme en Voorwaardes

Deur 'n uitstalaansoek in te dien, en veral deur betaling van die faktuur te maak, bevestig die onderneming dat hy/sy hierdie Terme en Voorwaardes, Reëlings en Reëls gelees het, dit verstaan en aanvaar.

Die uitstaller onderneem om gedurende die EduXplore-ekspo aan hierdie bepalings, asook aan enige redelike instruksies van die organiseerders, gehoor te gee.

English

Please note that the content of these terms and conditions may be amended or updated from time to time. Exhibitors are responsible for familiarising themselves with any such amendments or updates.

1. Application Process

The chronological application process for exhibiting at EduXplore is as follows:

  • The company completes and submits the exhibitor application form.
  • The application is considered and approved or declined by the EduXplore organisers.
  • If the application is approved, the EduXplore organisers issue an invoice to the company.
  • The company pays the invoice for the exhibition space.

Previous participation in EduXplore, or any previous approval to exhibit, does not constitute automatic approval for future participation. Each new application is subject to approval by the organisers.

2. Finance and Payment

  • The issuing of an invoice confirms that the application to exhibit has been approved.
  • The full exhibition fee, as well as any other outstanding amounts, must be settled prior to the expo.
  • A company that has not paid the full amount due for its exhibition space, as well as any other outstanding amounts, will not be permitted to exhibit.
  • Any partial payments already made may be forfeited in such circumstances.

3. Cancellations and Closing Date

  • The closing date for new exhibitor applications is three weeks prior to the relevant expo.
  • Cancellations must be submitted in writing.
  • If a written cancellation is received less than three weeks prior to the expo, a cancellation fee of R500 will be charged.
  • The exhibitor will also be liable for the cost of any items, services or other arrangements for which the organisers have already incurred expenses.
  • Any such costs will be payable in addition to the cancellation fee.

4. Allocation of Exhibition Spaces

  • A company may indicate a preferred location on its application form. However, a preferred location is only a request and does not guarantee that the requested exhibition space will be available or allocated to the company.
  • Exhibition spaces are allocated on a first-full-payment, first-allocated basis.
  • The organisers reserve the right to allocate or reallocate exhibition spaces at their discretion.
  • Each exhibitor will be allocated a specific exhibition space by the organisers.

5. Expo Times and Exhibitor Obligations

  • The exhibition area will open at 06:30 on the day of the expo to allow exhibitors to set up their displays.
  • The gates will open to visitors at 09:00.
  • Exhibitors are required to staff their exhibition spaces and remain available to visitors during the official expo hours.
  • Exhibitors may not begin dismantling, removing or packing up their displays before 15:00.
  • Exhibitors must leave their exhibition spaces clean and tidy at the end of the expo and remove all items and materials.

6. Remaining Within the Boundaries of the Exhibition Space

Exhibitors are requested to be considerate towards fellow exhibitors and to ensure that all exhibition structures, products, promotional materials and other items remain within the boundaries of their allocated exhibition space.

No exhibitor may use or obstruct adjoining walkways or another exhibitor's space without prior permission.

7. Forfeiture of Exhibition Space

Exhibitors who have not occupied their allocated exhibition space by 08:30 on the day of the expo may be deemed to have forfeited their exhibition space.

In such circumstances, the organisers may reallocate the exhibition space to another exhibitor. No refund of the exhibition fee, or any portion thereof, will be due in such circumstances.

8. Disclaimer of Liability

By accepting an exhibitor booking and participating in EduXplore, the exhibitor confirms that EduXplore, its organisers, employees, agents and contractors, to the extent permitted by law, shall not be held liable for any personal injury, death of any person, or loss of or damage to property of any kind, regardless of the cause thereof.

Exhibitors participate in EduXplore at their own risk and are responsible for obtaining adequate insurance against any risks associated with their participation, personnel, products, equipment and property.

EduXplore's public liability insurance does not necessarily cover any such loss, damage, injury or risk relating to an exhibitor. It is the exhibitor's own responsibility to arrange appropriate insurance cover.

9. Acceptance of Terms and Conditions

By submitting an exhibitor application, and in particular by making payment of the invoice, the company confirms that it has read, understood and accepted these Terms and Conditions, Arrangements and Rules.

The exhibitor agrees to comply with these provisions, as well as any reasonable instructions issued by the organisers, throughout the EduXplore expo.